Doğru İnsan mı, Doğru Sistem mi?
Birçok işletmede işler sıkıştığında ilk cümle şuna benzer: “Doğru insanları bulsak her şey çözülecek.” Daha iyi bir satışçı, daha tecrübeli bir planlamacı, daha disiplinli bir üretim sorumlusu, daha hızlı bir satın almacı… İnsan kalitesi elbette önemlidir. Ancak çoğu zaman yanlış soru sorulur. Çünkü sorun her zaman işe alım değildir; sorun sistemdir. Bu yazı, “doğru insan mı, doğru sistem mi” ikilemini yanlış sorunun sorulması üzerinden ele alan ve sorunun işe alım değil sistem olduğunu netleştiren bir dosya gibi kurgulanmıştır.
Doğru insan, sistemin olmadığı yerde bir süre mucize yaratabilir. Süreçler net değilse, bilgi dağınıksa, karar mekanizması belirsizse ve ölçüm yoksa; tecrübeli bir kişi sahada hızlı çözümler üretir, insanları toparlar ve işin akmasını sağlar. Fakat bu mucize sürdürülebilir değildir. Çünkü kişi, sistemi ikame eder. Kişi yorulduğunda, izin aldığında ya da ayrıldığında aynı sorunlar geri gelir. Bu noktada “yeniden doğru insan arayalım” döngüsü başlar. Döngü, sorunun insan değil sistem olduğunu en net gösteren işarettir.
Yanlış sorunun sorulduğu yer genellikle şudur: İş sonuçları zayıftır ve bunun sebebi olarak kişilerin yeterliliği gösterilir. Oysa sonuç, çoğu zaman ortamın ürünüdür. Hedefler net değilse, öncelikler sürekli değişiyorsa, iş tanımları belirsizse ve süreçler standart değilse; en iyi insanlar bile verim üretemez. Bir süre sonra “iyi insan” bile “kötü performans” verir. Bu noktada sorun, kişinin yeteneği değil; kişiyi doğru performansa yönlendiren sistemin eksikliğidir.
Sistem eksikliği, günlük hayatta küçük ama sürekli sürtünmelerle kendini belli eder. Aynı iş farklı kişiler tarafından farklı şekilde yapılır, kararlar onay bekler, kritik bilgiler kişinin zihninde kalır, dosyalar ve tablolar birbirini tutmaz, müşteri talepleri sahaya geç iner, üretim planı sürekli değişir. Bu sürtünmeler birikince, şirket “çok çalışıp az ilerleyen” bir hale gelir. Bu tabloya bakıp “doğru insan yok” demek kolaydır; fakat gerçekte doğru insanın çalışacağı zemin yoktur.
İşe alımın sistemin yerine konduğu bir başka durum da “kahraman” arayışıdır. Şirket, bir kişiden hem sistemi kurmasını hem operasyonu yürütmesini hem de sonuçları düzeltmesini bekler. Kişi bir süre gerçekten fark yaratabilir, ancak aynı anda hem yangın söndürüp hem bina inşa etmek sürdürülebilir değildir. Sonuçta kişi ya tükenir ya da şirketin iç ritmine uyum sağlamak zorunda kalır. Ritmi sistem değil kriz belirliyorsa, en iyi insanlar bile krizin parçasına dönüşebilir.
Doğru sistem, doğru insanı değersizleştirmez; doğru insanın etkisini büyütür. Sistem, işi tanımlar, ölçer, tekrar edilebilir hale getirir ve belirsizliği azaltır. İş tanımları net olduğunda, yetkiler açık olduğunda, karar süreleri kısaldığında ve süreçler standardize edildiğinde; insanlar enerjilerini sürtünmelere değil değer üretmeye harcar. Bu durumda işe alım hâlâ önemlidir, fakat işe alım “kurtarma” değil “büyütme” amacı taşır.
Sistemin olmadığı yerde performans kişiye bağlıdır; sistemin olduğu yerde performans işletmeye ait olur. Bu fark, ölçeklenme dönemlerinde çok belirginleşir. Büyürken yeni insanlar gelir ve şirketin ritmine dahil olur. Eğer sistem yoksa her yeni kişi farklı bir yöntem getirir, uyum zorlaşır ve koordinasyon maliyeti artar. Eğer sistem varsa, yeni kişi standardı öğrenir, kısa sürede üretken olur ve büyüme yormadan ilerler. Bu nedenle “doğru insan” arayışı, çoğu zaman “doğru sistemi” aramakla başlamalıdır.
Bu dosyanın ana mesajı şudur: İşe alım, sistem kurulmadan çözüm değildir; sistem kurulmadan işe alım sadece maliyetli bir denemedır. Sistem, ölçümle başlar. Hangi iş nerede takılıyor, hangi kararlar neden gecikiyor, hangi süreçler tekrar hata üretiyor, hangi noktada bekleme oluşuyor, hangi iş tanımı belirsiz kalıyor? Bu soruların cevabı olmadan yapılan işe alım, sorunların üstüne yeni bir insan eklemekten öteye gitmeyebilir.
Doğru insan mı doğru sistem mi sorusu, tek bir cevabı olan bir soru değildir; ancak ilk sırayı sistem alır. İnsan, sistemi taşır; sistem, insanın gücünü çarpar. Sorun sürekli tekrarlıyorsa, farklı insanlar gelip aynı yerde zorlanıyorsa ve işler “kişiye bağlı” ilerliyorsa, problem işe alım değil sistemdir. Sorunun işe alım değil sistem olduğunu netleştirdiğiniz anda, şirketinizin enerjisi “insan aramaya” değil “zemini düzeltmeye” yönelir. Zemin düzeldiğinde, doğru insan sadece bulunmaz; doğru insan içeride kalır ve büyür.