Birçok işletmede duvarda şık bir organizasyon şeması vardır. Kutular, oklar, unvanlar ve bağlılıklar net görünür. Dışarıdan bakınca düzenli bir yapı hissi verir. Fakat sahaya indiğinizde işler başka türlü yürür: kararlar hep aynı kişiden çıkar, kritik bilgiler birkaç kişinin zihninde taşınır, onaylar gecikir, sorumluluklar belirsizleşir ve işler “kim uygunsa” ona kalır. Bu tablo, kâğıt üzeri yapı ile gerçek yapı arasındaki farkın tam karşılığıdır. Bu yazı, şema ile gerçek yapı arasındaki farkı gösteren bir dosya gibi kurgulanmıştır.
Organizasyon şeması, “kim kime bağlı” sorusunu cevaplar. Gerçek organizasyon ise “iş nasıl akar” sorusunu cevaplar. Şemada kutular vardır; gerçek hayatta ise süreçler, kararlar, standartlar ve alışkanlıklar vardır. Eğer süreçler net değilse, karar hakları tanımlı değilse ve ölçüm mekanizması kurulmamışsa, şema bir harita gibi görünür ama yolu tarif etmez. Harita, yol yoksa işe yaramaz. Bu yüzden şeması olan ama organizasyonu olmayan işletmelerde işler kişiler üzerinden yürür.
Kâğıt üzeri yapı ile gerçek yapı arasındaki ilk fark, kararların nerede alındığıdır. Şemada birçok yönetici ve sorumlu görünür, ancak pratikte kararlar ya yukarı taşınır ya da tek bir noktada toplanır. Yetki–sorumluluk dengesi kurulmadığında, sahadaki insanlar “sorumlu” görünür ama yetkili değildir. Yetkili olmayan sorumluluk, karar alamaz. Karar alınmayınca işler bekler. Bekleyen işler, görünmez bir yoğunluk üretir ve şemanın düzenli görüntüsü, sahadaki düzensizliğin üzerini örter.
İkinci fark, bilgi akışında ortaya çıkar. Şemada departmanlar ve fonksiyonlar ayrı ayrı durur; gerçek hayatta iş, departmanlar arasında akar. Eğer bilgi akışı tasarlanmamışsa, herkes kendi alanında doğruyu yapmaya çalışır ama resim birleşmez. Satış başka bir söz verir, üretim başka bir plan yapar, satın alma başka bir zamanlama ile alım yapar, kalite başka bir öncelik taşır. Şemada bu birimler yan yana durur; sahada ise birbirini yavaşlatır. Gerçek organizasyon, kutuların değil bağlantıların kalitesiyle çalışır.
Üçüncü fark, rol tanımlarında görünür. Şemada unvan vardır, ama unvan işin nasıl yapılacağını söylemez. Rol tanımları net değilse aynı iş birden fazla kişi tarafından yapılır ya da hiç yapılmaz. Bazı işler “sahipsiz” kalır, bazı işler “fazla sahipli” olur. Bu durum, koordinasyon maliyetini artırır. Koordinasyon maliyeti arttıkça toplantılar çoğalır, onay zincirleri uzar ve operasyon yavaşlar. Şema büyür, iş bitirme hızı büyümez.
Dördüncü fark, standartlar ve ölçüm tarafındadır. Şemada herkes görevli görünür; gerçek hayatta ise performans, standart ve ölçümle oluşur. Standart iş yoksa, kalite kriterleri net değilse, süreç sapmaları ölçülmüyorsa; işin sonucu kişiye bağlı hale gelir. Kişiye bağlı sonuç, dalgalı performans üretir. Dalgalı performans, planların tutmamasına, teslimatın uzamasına ve müşteri memnuniyetinin düşmesine yol açar. Bu tablo oluştuğunda işletme yeni unvanlar ekler, yeni kutular çizer; fakat sorun kutu sayısı değil, sistem eksikliğidir.
Beşinci fark, görünmeyen organizasyonda yani “gerçek güç”te ortaya çıkar. Bazı işletmelerde resmî şemadan bağımsız bir güç ağı vardır: işlerin kimden geçtiği, kimin sözünün geçtiği, kimin bilgiyi tuttuğu herkes tarafından bilinir. Bu ağ çoğu zaman birkaç kilit kişide toplanır. Kilit kişi bağımlılığı arttıkça organizasyon kırılganlaşır. Şema yerinde durur, ama organizasyon o kişilerin takvimine bağlı hale gelir. Bu da büyüme dönemlerinde yorgunluğu hızlandırır.
Bu nedenle organizasyon kurmak, şema çizmekten daha fazlasıdır. Organizasyon, karar haklarının netleşmesiyle, süreçlerin standardize edilmesiyle ve bilgi akışının tasarlanmasıyla oluşur. İşin nerede başlayıp nerede bittiği, hangi adımda kimin devreye girdiği, hangi metriklerin izlendiği ve hangi kararların kim tarafından alındığı netleştiğinde; şema ilk kez gerçek hayata değmeye başlar. Aksi halde şema, duvarda duran bir çizim olmaktan ileri gidemez.
Bu dosyanın ana mesajı şudur: Şema, yapı değildir; şema, yapının resmi olabilir. Gerçek yapı ise sahadaki karar hızı, iş akışı ve standartların toplamıdır. Şema ile gerçek yapı arasındaki farkı kapatmak, yeni kutular çizmekle değil, kutuların arasındaki iş akışını güçlendirmekle mümkündür. Yetki–sorumluluk dengesi kurulmadan, süreçler tanımlanmadan ve ölçüm sistemi oturmadan yapılan her şema güncellemesi, sadece bir illüzyonu yeniler.
Organizasyon şeması var ama organizasyon yoksa, sorun “kim kime bağlı” sorusunun cevabında değil “iş nasıl yürüyor” sorusunun cevabındadır. Kâğıt üzeri yapı, gerçek hayatta karar alamıyor, işi akıtamıyor ve kaliteyi standartlaştıramıyorsa; şirket aslında şema değil alışkanlıklarla yönetiliyordur. Şema ile gerçek yapı arasındaki farkı gördüğünüzde, organizasyon geliştirme çalışması unvanlarla değil süreçlerle başlar. Süreçler oturduğunda şema sadece güzel görünmez; gerçekten çalışır.
Bir yanıt yazın